gestione automatica dei bounce

L’invio ripetuto a destinatari errati/inattivi è considerato un “comportamento da spammer”.

L’app “copymail” di RealSender li gestisce in modo automatico e trasparente. Il destinatario delle mail vedrà solo il mittente originale, che continuerà a ricevere le risposte dei destinatari.

Nei messaggi email c’è un’intestazione, che rimane invisibile a chi riceve il messaggio. Si chiama “Return-Path” e permette di mandare i messaggi di errore ad un altro indirizzo email. Copymail la compila in automatico con informazioni preziose che, oltre a permettergli di riceverli, gli consentiranno poi di capire da quale lista è stato inviato il messaggio e quale indirizzo email ha generato l’errore.

Qui di seguito riportiamo un esempio dell’intestazione inserita in un messaggio,
trasmesso dalla lista "test" al destinatario "indirizzo.errato@cliente.it": Return-Path: <test-bounces+indirizzo.errato=cliente.it@mXXX-realsender.com>

L’applicazione identifica due tipi di errori:

hard bounce (status-code 5.XXX.XXX): l’indirizzo email ha generato un errore permanente
come “550 5.1.1 … Utente sconosciuto” o “5.1.2 … Host sconosciuto”
Un errore permanente indica che non dovreste mai più inviare a quel destinatario.

soft bounce (status-code 4.XXX.XXX): l’indirizzo email ha generato un errore temporaneo
come “452 4.2.2 … Casella di posta piena”
Un errore temporaneo indica che si può riprovare la consegna in futuro.

Descriviamo in breve il funzionamento della gestione automatica dei messaggi respinti (bounce):

1. dopo tre hard bounce (errore permanente, es. “user unknown”) oppure dopo sei soft bounce (errore temporaneo, es. “mailbox full”), il destinatario viene bloccato ed è aggiunta la spunta sotto al colonna “nomail” nell’elenco degli iscritti.

2. una volta bloccato il destinatario, gli vengono inviati tre messaggi “La tua iscrizione alla lista … è stata disabilitata” prima che il destinatario venga eliminato dalla lista

3. quando il destinatario viene eliminato dalla lista, l’amministratore riceve una notifica via email

Nota: solo un errore al giorno influisce sul punteggio dell’iscritto, quindi anche se vengono ricevuti dieci rimbalzi nello stesso giorno, il punteggio salirà soltanto di una unità

Tutte queste operazioni possono sembrare semplici e gestibili anche manualmente da un operatore. Questo è possibile solo con numeri molto piccoli, fino a qualche centinaio di destinatari.

In media vengono respinti circa il 20% dei messaggi inviati. Su 1.000 email, ne “tornano indietro” circa duecento, che diventano ingestibili senza l’ausilio di un sistema automatizzato.

gestione delle cancellazioni

1. L'uso di sistemi automatizzati di chiamata senza intervento di un
operatore (dispositivi automatici di chiamata), del telefax o della
posta elettronica a fini di commercializzazione diretta è consentito
soltanto nei confronti degli abbonati che abbiano espresso
preliminarmente il loro consenso.

2. Fatto salvo il paragrafo 1, allorché una persona fisica o giuridica
ottiene dai suoi clienti le coordinate elettroniche per la posta
elettronica nel contesto della vendita di un prodotto o servizio ai
sensi della direttiva 95/46/CE, la medesima persona fisica o giuridica
può utilizzare tali coordinate elettroniche a scopi di
commercializzazione diretta di propri analoghi prodotti o servizi, a
condizione che ai clienti sia offerta in modo chiaro e distinto al
momento della raccolta delle coordinate elettroniche e ad ogni messaggio
la possibilità di opporsi, gratuitamente e in maniera agevole, all'uso
di tali coordinate elettroniche qualora il cliente non abbia rifiutato
inizialmente tale uso.

-- Comunicazioni indesiderate, estratto dall'articolo 13 della Direttiva 2002/58/CE

Questa norma, ora superata, viene sempre utilizzata come base di principio. In breve:

1. il destinatario deve aver richiesto di ricevere i messaggi
2. l’unica eccezione è che sia già cliente ed anche in quel caso
   gli va sempre data la possibilità di cancellarsi

Oltre agli aspetti legali, il mancato rispetto di queste semplici regole, porta nella sostanza ad essere identificati come “spammer”. Il danno generato può arrivare fino all’impossibilità di raggiungere anche quei destinatari che desiderano ricevere le vostre comunicazioni.

L’app “copymail” di RealSender offre per ogni lista il link ad una pagina “options” di cancellazione dalla lista,
che il cliente può inserire nei messaggi email. Eccone un esempio:

Dopo la compilazione, l’indirizzo inserito riceverà un messaggio email
che lo invita a cliccare il link per confermare la cancellazione:

Abbiamo ricevuto una richiesta dall'IP ... per la rimozione del
tuo indirizzo email, "..." dalla mailing list test. 
Per confermare che vuoi essere cancellato da
questa lista, visita questa pagina: 
(indirizzo http per la conferma della cancellazione)

Questo stesso messaggio viene inviato a chi richiede la cancellazione
tramite l’intestazione “List-Unsubscribe: …” , che viene inserita in automatico in ogni mail inviata.

La sua presenza consente alle webmail come Gmail, l’attivazione del link “Annulla iscrizione”
direttamente nell’interfaccia, senza obbligare l’utente a ricercarlo nel messaggio.

Per essere informati di tutte le cancellazioni effettuate in autonomia dai destinatari,
è consigliabile attivare dalle “Opzioni Generali” della lista
la funzione per ricevere la notifica all’indirizzi email dell’amministratore: