come gestire le EMAIL RESPINTE

Le mail rimbalzate o più semplicemente “bounce”,
sono quelle inviate automaticamente da un MTA (Mail Transfer Agent) al mittente,
per informare che il messaggio NON è stato ricevuto correttamente dal destinatario.

L’oggetto di solito è “Returned mail: see transcript for details”.
Le spiegazioni del rifiuto, un codice con una descrizione, si trovano all’interno della mail.

Lo “status-code” dovrebbe identificare chiaramente il tipo di errore che ha causato il rifiuto
ma spesso i codici e le dsecrizioni utilizzate da ciascun fornitore di servizi email
devono essere analizzati e interpretati per classificare correttamente il rimbalzo.

Cosa si rischia con le mail respinte?

L’invio di email a destinatari errati/inattivi è considerato un “comportamento da spammer”.

  • non potete ignorarli

Se volete raggiungere il resto della vostra lista, è meglio smettere di inviare alla parte “cattiva” di essa.
A volte questa operazione viene chiamata “igiene della lista”.

  • dovreste comprenderne il significato

Esistono tre tipi di notifiche DSN (Delivery Status Notification):
Success - L’email è stata consegnata (viene inviata solo se richiesta dal mittente)
Hard Bounce - Si è verificato un errore permanente
Soft Bounce - Si è verificato un errore temporaneo

hard bounce (status-code 5.XXX.XXX): l’indirizzo email ha generato un errore permanente
come “550 5.1.1 … Utente sconosciuto” o “5.1.2 … Host sconosciuto”
Un errore permanente indica che non dovreste mai più inviare a quel destinatario.
Un solo messaggio respinto dovrebbe attivare il blocco dell’indirizzo email.

soft bounce (status-code 4.XXX.XXX): l’indirizzo email ha generato un errore temporaneo
come “452 4.2.2 … Casella di posta piena”
Un errore temporaneo indica che si può riprovare la consegna in futuro.
Almeno tre messaggi respinti, a distanza di alcuni giorni l’uno dall’altro, dovrebbero attivare il blocco dell’indirizzo email.

  • dovreste conoscere come funziona la gestione dei bounce (e come modificarla)
  • tutti i messaggi respinti vengono scaricati da un’applicazione
    sono resi disponibili per la revisione umana, tramite l’interfaccia dell’app o tramite un file JSON hard bounce
  • la Classificazione segue alcune regole, che possono essere modificate classificazione hard bounce
  • le Opzioni definiscono quando i soft bounce verranno “elevati” al livello di hard bounce opzioni mail respinte

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Controllare il numero di bounce

A volte un errore di configurazione sia dal lato del mittente che dal lato del destinatario può causare un soft bounce o persino un hard bounce.

Una buona abitudine è quella di controllare il numero di messaggi rimbalzati nell’ultima settimana
per vedere se i valori sono gli stessi di prima o se ci sono delle anomalie.
Se c’è qualcosa che non va, ve ne accorgerete immediatamente.
Leggere i dettagli dei bounce dell’ultima settimana vi aiuterà a trovare la causa.

Alcuni sistemi consentono di definire il numero di giorni (es. 180)
dopo i quali le informazioni sugli errori di invio ad un iscritto vengono dimenticate.
In questo modo il server smtp tenterà di contattare nuovamente quel destinatario.

I blocchi attivi per errore verranno cancellati automaticamente ma la reputazione del server smtp può risentirne.

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Nuove tendenze per la gestione dei messaggi respinti

In una sola frase: prevenire è meglio che curare.

email sending process

Per evitare danni alla reputazione dei propri server SMTP,
sempre più ESP (Email Service Providers) utilizzano una “blocklist delle email”
che agisce prima che i messaggi raggiungano la casella di posta del destinatario.

Quando un cliente invia una mail che genera un hard bounce,
l’indirizzo email che ha prodotto il bounce viene aggiunto alla blocklist.

La blocklist viene applicata a tutti i clienti. In altre parole,
se un cliente diverso tenta di inviare una mail ad un indirizzo presente nella blocklist,
il server SMTP non la invierà, perché l’indirizzo email risulta bloccato.

L’utilizzo di server smtp con IP dedicato può evitare
alcuni problemi relativi alla condivisione della reputazione.
Ad esempio, la “blocklist delle email” può essere limitata solo al vostro indirizzo IP,
in modo che se un altro cliente causa un blacklisting del server smtp ed i relativi bounce,
i vostri invii non subiranno conseguenze.

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Status-code dei messaggi respinti

Gli “status-code” utilizzati per identificare hard bounce e soft bounce hanno la seguente sintassi:
status-code = classe “.” oggetto “.” dettaglio

I codici di stato sono costituiti da tre campi numerici separati da “.”

  • il primo sotto-codice (classe) indica se il tentativo di distribuzione è riuscito
  • il secondo sotto-codice (oggetto) indica la probabile origine dell’eventuale anomalia di consegna
  • il terzo sotto-codice (dettaglio) indica una condizione di errore specifica

Il sotto-codice (classe) fornisce una classificazione generale dello stato.
I valori elencati per ogni classe sono definiti come segue nella RFC 3463 e nella RFC 6522:

2.XXX.XXX Successo (NON inviato se non richiesto dal mittente)
Successo specifica che il DSN sta segnalando un'azione di consegna positiva.
I sottocodici di dettaglio possono fornire la notifica delle trasformazioni necessarie per la consegna.

4.XXX.XXX Fallimento di consegna temporaneo  
Un fallimento temporaneo si verifica quando il messaggio inviato è valido,
ma la presenza di qualche condizione temporanea ha causato l'abbandono o il ritardo dei tentativi di invio del messaggio.
Se questo codice accompagna un rapporto di mancata consegna, l'invio in futuro potrebbe avere esito positivo.

5.XXX.XXX Fallimento di consegna permanente
Un fallimento permanente è un errore che non può essere risolto inviando nuovamente il messaggio nella forma attuale.
È necessario apportare alcune modifiche al messaggio o alla destinazione per ottenere la corretta consegna.

Alcuni esempi di codici con la relativa spiegazione:

2.0.0: Inviato (Messaggio accettato per la consegna)

4.2.2: Casella piena
4.4.5: Spazio su disco insufficiente

5.0.0: Nome di dominio non valido
5.1.1: Utente sconosciuto
5.7.1: Contenuto del messaggio rifiutato

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